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Consejos para organizar un buen evento deportivo

Durante todo el año se celebran gran cantidad de eventos deportivos de toda índole. Da igual el deporte que sea, si se juega por equipos, individual o parejas, cualquiera de ellos requiere una preparación previa que debe ser minuciosa para asegurar su éxito y seguridad, tanto del público como de los participantes.

Antes de empezar a preparar nuestro evento debemos saber de qué presupuesto disponemos así como tener localizado un recinto que pueda acogerlo. Una vez tengamos esto, debemos preparar un check list en la que separaremos nuestras necesidades por partes, como por ejemplo: jugadores, prensa, público, invitados VIP, etc.; después desglosaremos las necesidades específicas de cada una.

Necesidades básicas de un evento deportivo

Los jugadores

Normalmente, tienen su equipo de trabajo que es quien se encarga de toda su logística, vestuario, transporte, etc. Serán ellos los que te hagan sus peticiones concretas como, por ejemplo, un catering. Por tu parte, deberás tener un responsable de prensa que sea quien se encargue de gestionar las entrevistas con medios de comunicación después del evento.

Medios de comunicación

Los grandes eventos deportivos cuentan con la presencia de periodistas, fotógrafos y televisión que se encargan de cubrirlo. Para ellos debes preparar antes del evento: convocatoria de prensa, detalles de los jugadores en caso que no sean muy conocidos y acreditaciones. Durante el evento: un espacio que cuente con todas sus necesidades como conexión a Internet, tomas de luz, etc. Después del evento: una nota de prensa sobre el evento en la que se informe de los ganadores, cantidad de público que ha asistido al evento, declaraciones, etc.

Público

Normalmente, asiste sin invitación previa así que debemos tener todo previsto. Es genial contar con alguna de estas vallas de plástico que ayuden a delimitar las diferentes zonas del evento. En el caso del público, las podemos utilizar: en las zonas de acceso para garantizar entradas y salidas ordenadas, al mismo tiempo que facilitamos el control policial; para delimitar zona de público y zona en la que dará lugar el partido o evento en sí; y también para separar al público de otro tipo de asistentes como prensa o invitados VIP.

Emergencias

Todo evento debe contar con un plan de emergencias y seguridad. Encárgate de contratar ambulancias y pedir colaboración policial según el aforo del evento.

La importancia de la cartelería

Es algo que pasa desapercibido cuando nosotros mismos somos público en un evento, pero tiene un papel muy importante y extremadamente necesario. Cada asistente debe saber dónde se encuentra cada cosa que pueda necesitar. En los accesos debes separar las zonas de entrada de prensa, invitados VIP y público general, pero, dentro de estos últimos, es conveniente dividir los que vienen ya con su entrada y, por tanto, pueden pasar directamente, y los que la van a adquirir en el mismo recinto.

Una vez dentro, hay que indicar dónde se encuentran las salidas de emergencia así como dónde se encuentran las zonas de bar (si lo hubiera), baños, enfermería o ambulancias, zona de prensa, mapa que indique en qué punto nos encontramos, etc.

Siguiendo estos consejos, cualquier evento deportivo será todo un éxito.

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